Verifactu y facturación electrónica: guía para autónomos y pymes en España

Qué es Verifactu exactamente

El Real Decreto 1007/2023 aprueba el reglamento que fija los requisitos de los sistemas informáticos de facturación. Su objetivo declarado es impedir el «software de doble uso», es decir, los programas que permiten borrar o reescribir una factura ya emitida. Para conseguirlo, la norma exige que cada factura genere un registro de facturación firmado y encadenado con el registro anterior mediante una huella (hash), de modo que eliminar o alterar una factura rompa la cadena de forma detectable.

Verifactu no es un programa concreto ni un sello que se compre: es una de las dos modalidades previstas por el reglamento. En modalidad Verifactu, el sistema remite automáticamente cada registro a la Agencia Tributaria en el momento de la emisión. En modalidad no verificable, los registros se conservan firmados electrónicamente en el equipo del contribuyente, con requisitos técnicos más estrictos, conservación durante el periodo de prescripción y obligación de ponerlos a disposición de la Administración.

En ambos casos, la factura impresa o en PDF debe llevar un código QR y una mención que identifique el sistema utilizado. Ese QR permite a tu cliente comprobar la factura frente a la AEAT.

A quién obliga y desde cuándo

La obligación alcanza a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y a las personas físicas que desarrollan actividades económicas y emiten facturas, con las exclusiones previstas en la norma (entre ellas, quienes ya están en el Suministro Inmediato de Información, el SII, que sigue su propio régimen).

El calendario se ha aplazado en varias ocasiones, la última mediante el Real Decreto 254/2025, que separó la fecha aplicable a las sociedades de la del resto de contribuyentes. Por eso, cualquier fecha que leas en un blog puede haber quedado obsoleta: confirma siempre la que te corresponde en la página oficial de Verifactu de la Agencia Tributaria antes de tomar una decisión de compra.

Lo que no ha cambiado en ninguna de las prórrogas es la dirección: numeración correlativa sin huecos, registro inalterable, conservación y QR. Adaptarse pronto no es un gasto adelantado, es evitar migrar con prisas el mes anterior a la fecha límite.

• Sociedades : Primer tramo del calendario, con fecha propia fijada tras la prórroga de 2025.
• Autónomos y personas físicas : Tramo posterior; es el caso de la mayoría de freelancers y consultores individuales.
• Empresas en SII : Excluidas del reglamento de Verifactu: ya remiten los libros registro casi en tiempo real.
• Fabricantes de software : Obligados a emitir una declaración responsable de que su producto cumple el reglamento.

Verifactu no es lo mismo que la factura electrónica obligatoria

Es la confusión más extendida y tiene consecuencias prácticas, porque son dos obligaciones distintas, con normas distintas y calendarios distintos.

Verifactu (RD 1007/2023) regula cómo tu programa registra la factura frente a Hacienda: huella, encadenamiento, QR y, en su modalidad remitida, envío automático del registro a la AEAT.

La factura electrónica B2B (Ley 18/2022, «Crea y Crece») regula en qué formato estructurado envías la factura a tu cliente —Facturae o el estándar europeo equivalente— y te obliga a informar del estado del documento: aceptada, rechazada y, sobre todo, pagada. Su exigibilidad depende del reglamento de desarrollo: desde su entrada en vigor, las empresas que facturan más de 8 millones de euros disponen de un año y el resto —donde entra casi todo el colectivo autónomo— de dos años.

Traducido al día a día: Verifactu afecta a tu programa de emisión; la factura electrónica afecta al canal y al formato en que tu cliente la recibe, y a la trazabilidad del cobro. Un PDF adjunto a un correo dejará de ser factura electrónica válida en operaciones B2B cuando la obligación te alcance.

Qué cambia en tu día a día como autónomo

• Se acabaron Excel y Word para emitir : Ninguna hoja de cálculo genera la huella encadenada ni el QR obligatorio. Siguen sirviendo para preparar presupuestos o cálculos internos, no para emitir facturas.
• Numeración correlativa real : Nada de renumerar a final de trimestre ni de reutilizar un número anulado. Si una factura está mal, se emite una rectificativa enlazada a la original.
• Rectificativas, no borrados : Corregir importe, base o datos del cliente implica un documento nuevo que referencia al anterior. Conviene acostumbrarse antes de que sea obligatorio.
• Conservación exportable : Tu asesoría y la Administración deben poder recibir los registros completos. Exige a tu herramienta una exportación íntegra en PDF y CSV, sin límites artificiales.
• Trazabilidad del cobro : Con la factura electrónica habrá que informar del estado de pago, así que el seguimiento de vencimientos deja de ser opcional.

Cómo elegir un programa de facturación preparado

El mercado se ha llenado de mensajes de «cumplimos Verifactu». La declaración responsable del fabricante es el mínimo exigible, no un argumento diferencial. Estas son las preguntas que conviene hacer antes de pagar una suscripción anual:

Qué cubre Propuls hoy y qué llega con el calendario oficial

Propuls es un asistente comercial para freelancers: capta al cliente, redacta la propuesta con IA, firma el presupuesto y factura el trabajo. No sustituye a tu asesoría ni pretende llevar tu contabilidad.

Hoy Propuls emite facturas con numeración correlativa y por serie, histórico inalterable por cliente, firma electrónica del presupuesto con sello de tiempo, seguimiento del estado pagada / pendiente / vencida y exportación íntegra en PDF y CSV para tu asesoría. La emisión de registros en modalidad Verifactu y el formato estructurado de la factura electrónica B2B se incorporan siguiendo el calendario oficial, y cada entrega se publica en el changelog con fecha.

Si ya trabajas con Holded, Quipu o Factura Directa para la parte contable, Propuls convive con ellos: la API y la exportación evitan duplicar la entrada de datos, y tú sigues llevando la declaración donde ya la llevas.

Plan de preparación en cinco pasos

• 1. Confirma tu fecha : Revisa en la sede de la AEAT el tramo del calendario que te corresponde según tu forma jurídica.
• 2. Ordena la numeración : Cierra el ejercicio en curso con series limpias y sin huecos antes de migrar de herramienta.
• 3. Elige programa con la checklist : Prioriza exportación íntegra y rectificativas enlazadas por encima del precio mensual.
• 4. Habla con tu asesoría : Acuerda el formato de exportación que le sirve y la periodicidad del envío.
• 5. Prueba con facturas reales : Emite un mes completo en paralelo antes de abandonar tu sistema anterior.