¿Qué programa de facturación necesita un autónomo en 2026?

Uno que cumpla el reglamento de sistemas informáticos de facturación: numeración correlativa sin huecos, registros encadenados e inalterables, código QR en la factura, rectificativas enlazadas a la original y exportación íntegra del histórico. El precio importa menos que la exportación y la trazabilidad.

¿Puedo seguir facturando con Excel siendo autónomo?

Una hoja de cálculo no genera el registro encadenado con huella ni el código QR que exige la norma, así que deja de ser un sistema válido de emisión cuando te alcance la obligación. Puede seguir sirviendo para cálculos internos o borradores de presupuesto.

¿Qué diferencia hay entre un programa de facturación y uno de contabilidad?

El programa de facturación emite y registra tus facturas y presupuestos. El de contabilidad prepara y presenta los libros y los modelos tributarios. Muchos autónomos combinan ambos: facturan en una herramienta y exportan a la asesoría, que lleva la contabilidad.

¿Hay que incluir la retención de IRPF en la factura?

Sí, cuando el destinatario es empresario o profesional obligado a practicar retención y tu actividad está sujeta a ella. La factura debe mostrar el porcentaje y la cuota retenida, y el total a cobrar será inferior a la suma de base más IVA.

¿Existe un programa de facturación gratuito para autónomos?

Existen planes gratuitos limitados en número de documentos o de clientes. Antes de elegir uno, comprueba que puedas exportar todo el histórico en PDF y CSV sin coste y que la numeración sea automática. Propuls ofrece un plan gratuito para empezar y planes de pago desde 9,99 € al mes.

¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas?

Como regla general, durante el periodo de prescripción tributaria de cuatro años, y conviene mantenerlas más tiempo cuando hay bienes de inversión o contratos de larga duración. Asegúrate de conservar el acceso de lectura y la exportación aunque canceles la suscripción.

¿Qué pasa si me equivoco en una factura ya emitida?

Se emite una factura rectificativa que referencia a la original e indica el motivo. No se borra ni se edita la factura original: si tu programa lo permite, no cumple el reglamento.

¿Puedo usar Propuls junto a Holded o Quipu?

Sí. Propuls cubre el ciclo comercial —captación, propuesta, presupuesto firmado, factura y cobro— y exporta en PDF y CSV, además de ofrecer API. Puedes seguir llevando la contabilidad y las declaraciones donde ya las llevas.

Programa de facturación para autónomos: guía 2026

Elegir programa de facturación siendo autónomo ya no es solo cuestión de precio: desde el RD 1007/2023 el software forma parte de tus obligaciones fiscales, y la factura electrónica B2B cambiará además el canal por el que envías cada factura. Esta guía explica qué debe incluir una factura de autónomo, qué funciones son imprescindibles, cómo comparar las herramientas del mercado español y cómo migrar sin romper la numeración.

Qué debe hacer un programa de facturación para autónomos

Un programa de facturación no es un generador de PDF. Su función es sostener una obligación legal: emitir documentos numerados, inalterables y recuperables durante años, con la información fiscal correcta y un rastro de lo enviado a cada cliente.

Numeración correlativa por serie : Sin huecos, sin renumerar a final de trimestre y sin posibilidad de reutilizar un número anulado.
Base imponible, IVA e IRPF : Cálculo automático del tipo de IVA aplicable y de la retención de IRPF cuando facturas a empresas o profesionales.
Rectificativas enlazadas : Corregir una factura implica emitir una rectificativa que referencia a la original, nunca borrarla.
Registro inalterable : Huella y encadenamiento de registros, tal y como exige el reglamento de los sistemas informáticos de facturación.
Seguimiento del cobro : Estados pagada, pendiente y vencida, con recordatorios automáticos antes y después del vencimiento.
Exportación íntegra : PDF y CSV de todo el histórico, sin coste añadido, para tu asesoría y para cualquier requerimiento.
Multidivisa y multiidioma : Imprescindible si facturas a clientes fuera de España; conviene comprobarlo antes de contratar.

Qué datos lleva una factura de autónomo en España

El error más frecuente entre quienes empiezan es olvidar la retención de IRPF en las facturas a empresas: el importe cobrado no coincide con el total facturado y el descuadre aparece al preparar el modelo 130.

Datos del emisor : Nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal.
Datos del destinatario : Nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio; NIF-IVA si la operación es intracomunitaria.
Número y serie : Correlativo dentro de la serie, sin saltos.
Fechas : Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
Descripción y base imponible : Concepto detallado, cantidad, precio unitario y base imponible.
IVA : Tipo aplicado y cuota, o la mención de exención o inversión del sujeto pasivo cuando proceda.
Retención de IRPF : Porcentaje y cuota retenida cuando el destinatario es empresario o profesional obligado a retener.
Total y forma de pago : Importe total, vencimiento y datos de cobro.

Verifactu y factura electrónica: el marco que condiciona tu elección

Dos normas distintas afectan a tu programa. El RD 1007/2023 (Verifactu) regula cómo tu software registra cada factura frente a la Agencia Tributaria: huella, encadenamiento, código QR y, en la modalidad remitida, envío automático del registro. La Ley 18/2022 «Crea y Crece» regula el formato estructurado en que envías la factura a tu cliente en operaciones B2B y la obligación de informar del estado de pago.

La consecuencia práctica es la misma: una hoja de cálculo o una plantilla de Word dejan de ser sistemas válidos de emisión, y el proveedor de software debe poder acreditar su declaración responsable. Los detalles del calendario y las excepciones están desarrollados en la guía dedicada a Verifactu.

Cómo comparar los programas del mercado español

Holded, Quipu, Factura Directa, Declarando o Cuéntica parten del documento contable y de la relación con la asesoría. Propuls parte del cliente potencial: capta, propone, firma el presupuesto y factura. No son categorías enfrentadas; conviene saber cuál resuelve tu problema real.

Preguntas antes de contratar

¿Publica el fabricante su declaración responsable y su hoja de ruta con fechas?
¿El plan que necesitas incluye la exportación completa, o está reservada al plan superior?
¿Hay permanencia anual, y qué ocurre con tu histórico si cancelas?
¿La numeración es automática y no permite huecos ni ediciones posteriores?
¿Incluye presupuestos con firma electrónica, o solo facturas?
¿Existe API o exportación para convivir con la herramienta de tu asesoría?

Señales de alarma

Precio de escaparate que no incluye el módulo que realmente necesitas.
Opción de eliminar una factura ya emitida.
Soporte solo por formulario, sin plazo de respuesta comprometido.
«Cumplimos Verifactu» sin fecha ni detalle técnico.

Cómo migrar de programa sin romper la numeración

1. Cierra el periodo en curso : Termina el trimestre en la herramienta antigua y exporta el histórico completo en PDF y CSV.
2. Define la serie nueva : Arranca una serie propia en el programa nuevo en lugar de continuar la anterior; es más limpio y perfectamente admisible.
3. Carga clientes y tarifas : Importa primero los clientes activos y tus conceptos habituales, no todo el archivo histórico.
4. Emite un mes en paralelo : Comprueba cálculos de IVA e IRPF y el formato del PDF antes de abandonar el sistema anterior.
5. Acuerda el formato con tu asesoría : Confirma qué exportación necesita y con qué periodicidad, antes de la primera declaración.

Dónde encaja Propuls

Propuls es un asistente comercial para freelancers y equipos pequeños: seguimiento de clientes potenciales, propuestas redactadas con IA, presupuestos firmados electrónicamente, facturas con numeración correlativa por serie y recordatorios de cobro automáticos, todo en español, francés e inglés.

No sustituye a tu asesoría ni presenta tus modelos 130, 303 o 347. Convive con tu programa contable gracias a la exportación íntegra en PDF y CSV y a la API pública, de modo que no dupliques la entrada de datos. Hay plan gratuito para empezar y planes de pago desde 9,99 € al mes.

La norma completa —modalidades, calendario y requisitos técnicos— está detallada en la guía de Verifactu y factura electrónica.

Propuls frente a Holded, Quipu y Factura Directa

En España la comparación no suele plantearse contra un CRM internacional, sino contra las herramientas de gestión y facturación del mercado local. La diferencia de fondo es el punto de partida: Holded, Quipu y Factura Directa parten del documento contable y de la relación con la asesoría; Propuls parte del cliente potencial y acompaña la venta hasta el cobro. Muchos autónomos acaban usando una de cada categoría, y eso es perfectamente razonable.

	Propuls	Holded	Quipu	Factura Directa
A quién se dirige	Freelance o consultor que vende sus propios servicios y necesita captar antes que contabilizar	ERP en la nube para pymes con equipo: contabilidad, inventario, proyectos, RRHH	Autónomos y pequeñas empresas centradas en facturación y relación con la asesoría	Autónomos y microempresas que quieren facturar y llevar el día a día sin complicarse
Captación y seguimiento comercial	Ficha de prospecto, estado del trato, recordatorios y Score Comercial integrados	Módulo CRM incluido, pensado para un equipo de ventas	No es su función principal: el foco está en el documento contable	Gestión de clientes, sin embudo comercial
Redacción de la oferta	La IA redacta la propuesta y el correo de seguimiento en español a partir de tus notas	Plantillas de presupuesto	Plantillas de presupuesto	Plantillas de presupuesto
Contabilidad y modelos (303, 130, 347)	No sustituye a tu asesoría: exporta PDF/CSV limpios para ella	Contabilidad completa y presentación de modelos	Punto fuerte: cálculo de impuestos y envío a la asesoría	Libros de registro y resumen de impuestos
Verifactu y factura electrónica	Numeración correlativa e histórico inalterable; adaptación según el calendario oficial	Adaptación anunciada por el proveedor	Adaptación anunciada por el proveedor	Adaptación anunciada por el proveedor
Firma electrónica del presupuesto	Incluida, con sello de tiempo y aviso de lectura	Disponible según plan o integración	Aceptación en línea del presupuesto	Aceptación en línea del presupuesto
Idiomas de la interfaz y de los documentos	Español, francés e inglés, también en los documentos y los correos	Multilingüe	Español	Español
Plan gratuito	Sí, permanente, para crear documentos y probar el flujo completo	Prueba gratuita	Prueba gratuita	Plan de entrada limitado

Las funciones y los planes de estas herramientas cambian con frecuencia: comprueba los precios y el alcance vigentes en holded.com, getquipu.com y facturadirecta.com antes de decidir. Esta tabla compara el enfoque de cada producto, no un precio puntual.

Cómo elegir: si tu problema es la declaración trimestral y el envío a la asesoría, una herramienta contable española te servirá mejor. Si tu problema es que se te enfrían los presupuestos, que reclamas tarde y que cada oferta te lleva una hora de redacción, ahí es donde Propuls se paga solo, y puede convivir con tu programa de facturación actual gracias a la exportación y a la API.

Programa de facturación para autónomos: preguntas frecuentes

¿Qué programa de facturación necesita un autónomo en 2026?: Uno que cumpla el reglamento de sistemas informáticos de facturación: numeración correlativa sin huecos, registros encadenados e inalterables, código QR en la factura, rectificativas enlazadas a la original y exportación íntegra del histórico. El precio importa menos que la exportación y la trazabilidad.
¿Puedo seguir facturando con Excel siendo autónomo?: Una hoja de cálculo no genera el registro encadenado con huella ni el código QR que exige la norma, así que deja de ser un sistema válido de emisión cuando te alcance la obligación. Puede seguir sirviendo para cálculos internos o borradores de presupuesto.
¿Qué diferencia hay entre un programa de facturación y uno de contabilidad?: El programa de facturación emite y registra tus facturas y presupuestos. El de contabilidad prepara y presenta los libros y los modelos tributarios. Muchos autónomos combinan ambos: facturan en una herramienta y exportan a la asesoría, que lleva la contabilidad.
¿Hay que incluir la retención de IRPF en la factura?: Sí, cuando el destinatario es empresario o profesional obligado a practicar retención y tu actividad está sujeta a ella. La factura debe mostrar el porcentaje y la cuota retenida, y el total a cobrar será inferior a la suma de base más IVA.
¿Existe un programa de facturación gratuito para autónomos?: Existen planes gratuitos limitados en número de documentos o de clientes. Antes de elegir uno, comprueba que puedas exportar todo el histórico en PDF y CSV sin coste y que la numeración sea automática. Propuls ofrece un plan gratuito para empezar y planes de pago desde 9,99 € al mes.
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas?: Como regla general, durante el periodo de prescripción tributaria de cuatro años, y conviene mantenerlas más tiempo cuando hay bienes de inversión o contratos de larga duración. Asegúrate de conservar el acceso de lectura y la exportación aunque canceles la suscripción.
¿Qué pasa si me equivoco en una factura ya emitida?: Se emite una factura rectificativa que referencia a la original e indica el motivo. No se borra ni se edita la factura original: si tu programa lo permite, no cumple el reglamento.
¿Puedo usar Propuls junto a Holded o Quipu?: Sí. Propuls cubre el ciclo comercial —captación, propuesta, presupuesto firmado, factura y cobro— y exporta en PDF y CSV, además de ofrecer API. Puedes seguir llevando la contabilidad y las declaraciones donde ya las llevas.

Fuentes oficiales

Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento de tu asesoría fiscal. Los plazos y los requisitos se han modificado varias veces: confirma siempre la fecha aplicable a tu caso en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Probar Propuls gratis Ver la comparativa de herramientas